Lo scenario in cui ci muoviamo attualmente vede un ambiente economico e sociale in costante cambiamento, contraddistinto da incertezza, instabilità ed estrema velocità.
Ci troviamo ad affrontare uno scenario complesso. Questa complessità si ripercuote anche sulle realtà aziendali e sui progetti e i programmi che queste intraprendono.
Ma cosa si intende per complessità di un progetto? È importante infatti capire che esiste una differenza tra un progetto complesso e un progetto difficile.
La complessità di un progetto, infatti, è un aspetto oggettivo, poiché legato alle caratteristiche intrinseche che il singolo progetto presenta. Inoltre, può dipendere da molti fattori, come ad esempio:
Più in generale, la complessità è una conseguenza diretta delle dimensioni del progetto stesso.
La complessità comporta maggiori rischi, incertezze e possibilità di fallimento, pertanto è essenziale gestirla in modo efficace per garantire il successo del progetto.
Il primo passo da fare in questa direzione è capire quali siano le principali cause di complessità, per imparare a riconoscere quali sono gli elementi di contesto che, se non attentamente gestiti, possono determinare effetti negativi sui progetti.
Infatti spesso un progetto può fallire perché ci si concentra molto sulle questioni operative e si perde sensibilità rispetto ai segnali deboli, che indicano fattori di complessità organizzativa che possono mettere a rischio il progetto; oppure può succedere che i segnali siano ben evidenti e noti, ma non sia chiaro al PM come devono essere letti e quali siano le possibili contromisure da prendere.
La Practice Guide on Navigating Complexity del PMI individua le 3 principali dimensioni della complessità:
Quali sono quindi le strategie che un Project Manager può utilizzare per gestire al meglio un progetto e mitigare la complessità?
Analizziamo insieme quelle che secondo il Project Management Institute sono le migliori pratiche da adottare per navigare la complessità:
Un’altra tecnica per approcciare al meglio la complessità nella gestione dei progetti è quella descritta da Dave Snowden nel suo Cynefin Framework, in cui spiega come classificare problemi e situazioni in base alla loro complessità.
Il quadro comprende cinque domini: Semplice, Complicato, Complesso, Caotico e Disordinato e secondo Snowden.
Conoscendo le caratteristiche di ciascun dominio, i Project Manager possono sviluppare strategie adeguate per gestire la situazione.
Ad esempio, nel dominio Semplice, i problemi sono ben definiti e hanno soluzioni chiare, quindi un Project Manager potrebbe utilizzare un approccio tradizionale, dall’alto verso il basso. Nel dominio Complesso, invece, i problemi sono più fluidi e imprevedibili, quindi il Project Manager potrebbe utilizzare un approccio più flessibile e adattivo.
Un ulteriore spunto di riflessione ci arriva da Richard Newton in Project Management in the Real World: Shortcuts to Success. Nel suo libro viene sottolineata l’importanza delle capacità di leadership e di comunicazione del Project Manager e vengono elencati numerosi esempi per applicare queste capacità in diversi scenari di progetto. Fornisce, inoltre, indicazioni sulla gestione dei rischi, degli stakeholder e dell’ambito del progetto e offre strumenti e tecniche per la pianificazione e l’esecuzione del progetto.
La gestione della complessità, all’interno della gestione di progetti e programmi, richiede una combinazione di pianificazione, comunicazione, gestione del rischio e tecnologia efficaci. Dando la priorità a queste strategie, i team possono gestire meglio la complessità e migliorare le probabilità di successo del progetto.
