Lo scenario in cui ci muoviamo attualmente vede un ambiente economico e sociale in costante cambiamento, contraddistinto da incertezza, instabilità ed estrema velocità.
Ci troviamo ad affrontare uno scenario complesso. Questa complessità si ripercuote anche sulle realtà aziendali e sui progetti e i programmi che queste intraprendono.
Ma cosa si intende per complessità di un progetto? È importante infatti capire che esiste una differenza tra un progetto complesso e un progetto difficile.
Un progetto complesso non è necessariamente difficile
La complessità di un progetto, infatti, è un aspetto oggettivo, poiché legato alle caratteristiche intrinseche che il singolo progetto presenta. Inoltre, può dipendere da molti fattori, come ad esempio:
- tipo di organizzazione aziendale
- numero di stakeholder coinvolti
- numero di deliverables da produrre
- articolazione delle attività da completare
- dimensione del budget
- rischi potenziali
Più in generale, la complessità è una conseguenza diretta delle dimensioni del progetto stesso.
La complessità comporta maggiori rischi, incertezze e possibilità di fallimento, pertanto è essenziale gestirla in modo efficace per garantire il successo del progetto.
Il primo passo da fare in questa direzione è capire quali siano le principali cause di complessità, per imparare a riconoscere quali sono gli elementi di contesto che, se non attentamente gestiti, possono determinare effetti negativi sui progetti.
Infatti spesso un progetto può fallire perché ci si concentra molto sulle questioni operative e si perde sensibilità rispetto ai segnali deboli, che indicano fattori di complessità organizzativa che possono mettere a rischio il progetto; oppure può succedere che i segnali siano ben evidenti e noti, ma non sia chiaro al PM come devono essere letti e quali siano le possibili contromisure da prendere.
Come individuare le 3 principali dimensioni di complessità
La Practice Guide on Navigating Complexity del PMI individua le 3 principali dimensioni della complessità:
- Strutturale, che si riferisce agli aspetti fisici o tecnici del progetto, come le dimensioni, l’ambito e i requisiti tecnici.
- Comportamentale, che invece afferisce agli aspetti sociali e interpersonali del progetto, come le relazioni con gli stakeholder, la comunicazione e le dinamiche di gruppo.
- Contestuale, che comprende tutti quei fattori esterni che possono influenzare il progetto, come i requisiti normativi, le condizioni di mercato e le differenze culturali.
Quali sono quindi le strategie che un Project Manager può utilizzare per gestire al meglio un progetto e mitigare la complessità?
Analizziamo insieme quelle che secondo il Project Management Institute sono le migliori pratiche da adottare per navigare la complessità:
- Dare priorità alla pianificazione e alla comunicazione per stabilire obiettivi, tempistiche e responsabilità chiare; questo per garantire che tutti siano sulla stessa lunghezza d’onda, oltre a una comunicazione regolare per prevenire i malintesi e tenere informati gli stakeholder durante tutto il ciclo di vita del progetto.
- Suddividere il progetto in parti più piccole e gestibili aiuta a stabilire la priorità dei compiti e identificare le dipendenze tra le attività; inoltre, questo riduce il rischio di sovraccarico e garantisce che i compiti vengano svolti in modo più efficiente
- Abbracciare l’agilità per aiutare il team ad adattarsi con rapidità ai cambiamenti e a gestire meglio la complessità, dando priorità alla collaborazione, alla flessibilità e al miglioramento continuo.
- Sviluppare un piano di gestione del rischio, per identificare, valutare, mitigare i rischi e garantirne un monitoraggio e controllo efficaci.
- Sfruttare la tecnologia che fornisce strumenti per la pianificazione, la comunicazione, la collaborazione e il monitoraggio dei progetti; ciò aiuta ad automatizzare le attività di routine, semplificare i flussi di lavoro e fornire visibilità in tempo reale sui progressi e sui problemi.
Come classificare problemi e situazioni in base alla loro complessità
Un’altra tecnica per approcciare al meglio la complessità nella gestione dei progetti è quella descritta da Dave Snowden nel suo Cynefin Framework, in cui spiega come classificare problemi e situazioni in base alla loro complessità.
Il quadro comprende cinque domini: Semplice, Complicato, Complesso, Caotico e Disordinato e secondo Snowden.
Conoscendo le caratteristiche di ciascun dominio, i Project Manager possono sviluppare strategie adeguate per gestire la situazione.
Ad esempio, nel dominio Semplice, i problemi sono ben definiti e hanno soluzioni chiare, quindi un Project Manager potrebbe utilizzare un approccio tradizionale, dall’alto verso il basso. Nel dominio Complesso, invece, i problemi sono più fluidi e imprevedibili, quindi il Project Manager potrebbe utilizzare un approccio più flessibile e adattivo.
Un ulteriore spunto di riflessione ci arriva da Richard Newton in Project Management in the Real World: Shortcuts to Success. Nel suo libro viene sottolineata l’importanza delle capacità di leadership e di comunicazione del Project Manager e vengono elencati numerosi esempi per applicare queste capacità in diversi scenari di progetto. Fornisce, inoltre, indicazioni sulla gestione dei rischi, degli stakeholder e dell’ambito del progetto e offre strumenti e tecniche per la pianificazione e l’esecuzione del progetto.
La gestione della complessità, all’interno della gestione di progetti e programmi, richiede una combinazione di pianificazione, comunicazione, gestione del rischio e tecnologia efficaci. Dando la priorità a queste strategie, i team possono gestire meglio la complessità e migliorare le probabilità di successo del progetto.
